Se sua entidade do Terceiro Setor já conquistou o tão sonhado CEBAS (Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social), sabe da sua importância para a sustentabilidade financeira e o acesso a benefícios fiscais. Mas o CEBAS não é para sempre. Ele precisa ser renovado periodicamente, e, em alguns casos, pode entrar em diligência – um processo de verificação mais aprofundado por parte do governo.

Tanto a renovação quanto a diligência são momentos críticos para a instituição. Erros, omissões ou falta de organização podem levar à perda do certificado – e, consequentemente, à perda de isenções e imunidades, o que pode ter um impacto devastador nas finanças e na continuidade dos projetos.

Neste guia completo, a AndCont, especialista em CEBAS e Terceiro Setor, traz informações essenciais, dicas práticas e soluções para você enfrentar esses processos com segurança e tranquilidade.

Entendendo a Diligência e a Renovação do CEBAS

Antes de tudo, é fundamental entender a diferença entre esses dois processos:

• Renovação: É o processo periódico de reapresentação de documentos e informações ao Ministério responsável (Saúde, Educação ou Desenvolvimento Social) para comprovar que a entidade continua cumprindo os requisitos para manter o CEBAS. A periodicidade da renovação varia de acordo com a área de atuação (1, 3 ou 5 anos).
• Diligência: É um procedimento de verificação mais aprofundada, que pode ocorrer a qualquer momento (mesmo fora do período de renovação), caso o Ministério identifique indícios de irregularidades, inconsistências ou dúvidas sobre o cumprimento dos requisitos por parte da entidade. A diligência pode ser solicitada pelo próprio Ministério ou ser motivada por denúncias.

Em ambos os casos, a entidade é notificada e tem um prazo (geralmente curto!) para apresentar documentos, prestar esclarecimentos e corrigir eventuais falhas.

Principais Desafios e Riscos

Tanto na renovação quanto na diligência, as instituições enfrentam desafios e riscos semelhantes:

• Complexidade da Legislação: As normas do CEBAS são extensas, detalhadas e sujeitas a interpretações.
• Volume de Documentação: É preciso apresentar muitos documentos (contábeis, financeiros, jurídicos, institucionais, etc.).
• Prazos Apertados: Os prazos para responder às notificações e apresentar a documentação costumam ser curtos.
• Falta de Organização: A desorganização interna dificulta a coleta e a apresentação dos documentos, aumentando o risco de erros e omissões.
• Erros na Prestação de Contas: Falhas na contabilidade e na prestação de contas são motivos frequentes para a negativa do CEBAS.
• Desconhecimento Técnico: A falta de conhecimento especializado sobre o CEBAS e seus processos pode levar a erros e perda de tempo.

O que sua Entidade Não Pode Fazer

• Ignorar a Notificação: Omissão é o pior caminho! Responda sempre dentro do prazo, mesmo que precise de mais tempo para reunir a documentação.
• Apresentar Documentos Incompletos ou Incorretos: Isso aumenta as chances de indeferimento ou de cair em nova diligência.
• Deixar para a Última Hora: Organize-se com antecedência. A preparação para a renovação ou para uma possível diligência deve ser constante.
• Tentar Fazer Tudo Sozinho: O processo é complexo. Busque ajuda especializada.

Melhores Práticas para um CEBAS Sem Stress

1. Organização Impecável:
   • Mantenha toda a documentação da entidade (estatuto, atas, contratos, relatórios, comprovantes de despesas, etc.) organizada, atualizada e facilmente acessível.
   • Use um sistema de gestão ou planilhas para controlar prazos, documentos e informações.
   • Crie um checklist com todos os documentos necessários para a renovação ou para responder a uma diligência.
2. Contabilidade Transparente e Precisa:
   • Tenha uma contabilidade especializada em Terceiro Setor, que conheça a fundo as normas do CEBAS e as particularidades da sua área de atuação.
   • Registre todas as movimentações financeiras de forma clara e detalhada.
   • Elabore relatórios contábeis e financeiros que demonstrem o impacto social da sua entidade e o bom uso dos recursos.
3. Assessoria Jurídica Especializada:
   • Conte com o apoio de um advogado ou consultor jurídico especializado em Terceiro Setor para garantir que sua entidade esteja em conformidade com a legislação e para te orientar em todas as etapas do processo.
4. Monitoramento Constante:
   • Acompanhe de perto as mudanças na legislação e nas normas do CEBAS.
   • Mantenha-se atualizado sobre as melhores práticas de gestão para o Terceiro Setor.
   • Faça auditorias internas periódicas para identificar e corrigir eventuais falhas.
5. Antecipação:
   • Comece a se preparar para a renovação do CEBAS muito antes do prazo final.
   • Tenha um plano de contingência para o caso de receber uma notificação de diligência.

A AndCont: Seu Parceiro Estratégico para o CEBAS

A AndCont tem ampla experiência em assessoria para obtenção, manutenção e renovação do CEBAS para instituições de todo o Brasil. Nossa equipe de especialistas oferece:

• Diagnóstico Completo: Analisamos a situação da sua entidade e identificamos os pontos que precisam de atenção.
• Planejamento Personalizado: Elaboramos um plano de ação sob medida para as suas necessidades.
• Organização da Documentação: Ajudamos você a reunir, organizar e preparar toda a documentação necessária.
• Elaboração de Relatórios: Preparamos relatórios contábeis, financeiros e de atividades que comprovam o cumprimento dos requisitos do CEBAS.
• Acompanhamento do Processo: Monitoramos o andamento do processo junto ao Ministério e te mantemos informado sobre todas as etapas.
• Defesa Administrativa: Caso sua entidade receba uma notificação de diligência ou tenha o pedido de renovação indeferido, elaboramos a defesa administrativa e te representamos junto ao Ministério.
• Consultoria Contínua: Oferecemos suporte permanente para garantir que sua entidade mantenha o CEBAS e continue usufruindo dos benefícios fiscais.

Com a AndCont, você tem a segurança e a tranquilidade de saber que o seu CEBAS está em boas mãos.

A diligência e a renovação do CEBAS são processos desafiadores, mas não precisam ser um pesadelo. Com organização, conhecimento, planejamento e o apoio de especialistas, sua entidade pode superar esses obstáculos e garantir a continuidade do seu certificado.

Não espere a notificação chegar! Prepare-se agora para a renovação ou para uma possível diligência do CEBAS.